안녕하세요
업무를 하다 보면 꼭 마주하게 되는 순간이 있죠.
- “이 보고서 어떻게 시작해야 하지…”
- “이메일에 무슨 말을 써야 실례가 아닐까…”
- “보도자료… 너무 딱딱하면 안 되고, 너무 유치해도 안 되고…”
머리는 하얗고, 마감은 다가오고, 누가 대신 써줬으면 좋겠다는 마음… 저도 너무 잘 알아요.
그럴 때 정말 큰 힘이 되어주는 게 바로 챗GPT입니다.
오늘은 저처럼 문서 작성에 애를 먹던 분들께, 챗GPT를 활용해서 보고서부터 이메일, 보도자료까지 한 번에 해결하는 꿀팁을 정리해 드릴게요.
1. 보고서 – 기본 틀부터 구성까지, 챗GPT에게 맡기세요
보고서는 항상 형식을 갖춰야 하고, 흐름도 자연스러워야 하죠.
하지만 처음 시작이 늘 어렵습니다.
이럴 땐 챗GPT에게 이렇게 요청해보세요:
“OO업계 시장조사 보고서를 쓰고 싶은데, 목차와 개요, 서론을 먼저 구성해줘.”
그러면 다음과 같은 결과가 나옵니다:
- 1. 서론 – 산업 개요 및 조사 목적
- 2. 본론 – 시장 현황, 경쟁사 분석, 소비자 반응
- 3. 결론 및 제안 – 분석 요약, 향후 전략 방향
이 틀만 있어도 내용만 채워넣으면 되는 구조가 만들어져요.
또는 다음과 같이 구체적으로 요청할 수도 있어요:
“2025년 전기차 트렌드에 대한 보고서를 3,000자 분량으로 요약해서 작성해줘.”
그럼 GPT가 다양한 자료를 종합해 비즈니스 문체로 구성된 초안을 제공해줍니다.
이를 기반으로 살짝 편집만 하면, 보고서 초안이 뚝딱!
2. 비즈니스 이메일 – 공손하면서도 자연스럽게
업무용 이메일, 특히 외부 파트너나 윗사람에게 보내야 할 땐 말투나 표현 하나하나 신경이 쓰이죠.
챗GPT는 이런 부분에서도 세심하게 도와줍니다.
“납기일 연기를 요청하는 이메일을 공손한 톤으로 작성해줘. 3문단 정도, 간결하게.”
결과 예시:
안녕하세요, OO팀 OOO입니다.
현재 내부 일정 조정으로 인해, 프로젝트 납기일을 기존 7월 15일에서 7월 22일로 조정 요청드리고자 합니다.
불편을 드려 죄송하며, 이에 따른 대응 방안을 함께 공유드릴 예정입니다. 감사합니다.
이처럼 말투도 자연스럽고, 핵심도 놓치지 않는 결과가 나옵니다.
📌 실전 팁:
- “격식 있게 / 친근하게 / 명확하게” 같은 스타일 지정을 꼭 하세요
- 받는 사람의 지위에 따라 톤도 바꿔보세요
- 메일 제목도 같이 요청하면 유용해요
3. 보도자료 – 기본 포맷부터 문장 구성까지 해결!
보도자료는 특히 형식을 잘 지켜야 언론사에 실릴 가능성이 높죠.
챗GPT는 다음과 같이 요청하면 기초 틀부터 제대로 잡아줍니다.
“신제품 출시 보도자료를 작성해줘. 회사명은 ‘에코젠’, 제품은 친환경 식기세트야. 1,000자 이내로 부탁해.”
결과 예시:
에코젠, 친환경 식기세트 ‘그린웨어’ 출시 지속 가능한 생활문화를 위한 신제품 (서울=에코젠) 친환경 생활용품 브랜드 에코젠은 2025년 7월 20일, 자연 분해되는 친환경 소재로 제작한 식기세트 ‘그린웨어’를 출시했다고 밝혔다.
이 문장을 기반으로 약간만 다듬으면 바로 언론에 배포할 수 있는 수준의 자료가 만들어집니다.
💡 챗GPT에게 보도자료 쓸 때 알려줘야 할 정보:
- 회사명, 업종
- 행사 내용 또는 출시 정보
- 날짜 및 장소
- 제품 특징이나 기술 포인트
- 기대 효과, 인터뷰 멘트(선택)
4. 업무 보고·제안서 작성도 걱정 끝
사내 회의 보고서, 팀 제안서도 챗GPT가 도와줄 수 있습니다.
“신규 캠페인 아이디어 회의 자료를 요약해 정리해줘. 간단한 PPT 구조로 만들어줘.”
그러면 이런 식으로 나옵니다:
- 슬라이드 1: 캠페인 개요 및 목적
- 슬라이드 2: 주요 타깃과 메인 메시지
- 슬라이드 3: 콘텐츠 구성 및 운영 방식
- 슬라이드 4: 기대 효과 및 KPI
바로 PPT로 옮기기만 하면 돼요! 발표 자료 작성 시간을 확 줄일 수 있어요.
5. 챗GPT와 함께하면 문서 스트레스가 줄어듭니다
업무 중 가장 많은 시간을 잡아먹는 것 중 하나가 바로 문서 작성이잖아요.
특히 말 한마디 잘못 썼다가 오해를 살 수도 있고, 보고서를 잘못 쓰면 팀 전체가 손해를 볼 수도 있어요.
그런 점에서 챗GPT는:
- 기본 구조를 제시해주고,
- 내용을 채우는 데 도움을 주고,
- 문체를 교정하거나 매끄럽게 다듬어주는
든든한 비즈니스 비서 같아요.
내가 80%를 만들고 GPT가 20%를 도와주는 것도 좋고, GPT가 80%를 만들고 내가 마지막 다듬기를 해도 좋습니다.
중요한 건 시간은 줄이고, 퀄리티는 높이는 문서 작성을 가능하게 해준다는 거예요.
📌 이웃님들께...
비즈니스 문서 쓰는 일이 스트레스이셨다면, 이제는 챗GPT와 손잡고 조금 더 가볍게 시작해보세요.
지금 이 순간에도, 전 세계 수많은 사람들이 GPT의 도움으로 매일 수십, 수백 건의 이메일과 보고서를 쓰고 있어요.
그 도구를 나도 충분히, 제대로 활용할 수 있습니다.
오늘부터 딱 한 번만 써보세요.
“OO 보고서 목차 좀 짜줘”, “이메일 제목 추천해줘”, “이 내용 보도자료로 만들어줘”
그 순간부터, 문서 작성이 훨씬 쉬워지실 거예요